1. Invia il programma reale, non soltanto l’orario generale
Per organizzare una copertura efficace servono panel, pause, premiazioni, interventi e attività parallele. Sapere dove e quando avvengono evita di perdere i momenti che contano davvero.
2. Indica le persone che devono essere documentate
Relatori, management, sponsor, ospiti istituzionali e partner vanno identificati prima. Una semplice lista con ruolo e, quando possibile, fotografia di riferimento può fare una grande differenza.
3. Definisci l’uso delle immagini
Un archivio documentale, un comunicato stampa e una copertura social hanno priorità diverse. Se il materiale deve uscire in giornata, va previsto un workflow dedicato e una selezione molto più rapida.
4. Elenca sponsor, loghi e allestimenti importanti
Se determinati elementi devono comparire per obblighi di comunicazione o partnership, vanno indicati nel brief. Non è sicuro affidarsi al fatto che “si vedranno sicuramente”.
5. Comunica le restrizioni
Alcune sedi hanno regole su accessi, flash, backstage o aree riservate. Conoscerle prima permette di scegliere attrezzatura e posizioni senza interferire con il programma.
6. Decidi se serve una selezione urgente
Consegna standard, consegna il giorno stesso e selezione durante l’evento sono tre workflow diversi. Se social media manager o ufficio stampa hanno bisogno di file mentre l’evento è in corso, definiamo prima quantità e modalità.
7. Valuta se un solo fotografo è sufficiente
Sale contemporanee, palco e backstage, più piani o attività parallele possono richiedere un secondo fotografo. Meglio deciderlo dal programma che accorgersene durante l’evento.